Conventus - Forenings- og bookingsystem

 

CONVENTUS

Syddjurs Kommune besluttede med udgangen af sidste år at indkøbe IT-systemet Conventus til alle kommunens foreninger. Conventus er et booking-, finans- og administrationssystem for foreninger, der udbydes i samarbejde med DGI. Aftalen trådte i kraft pr. 1. januar 2013 og indeholder gratis brug af ”Pro-pakken” i systemet i to år.

Der kan til vælges ydelser mod egenbetaling, fx oprettelse af aftale SMS og betalings-aftaler i forbindelse med finansmodulet.


Fra den 1. januar 2013 blev Conventus også kommunens nye bookingsystem. Dette vil sige, at ønsker til haltider, booking af lokaler, indsendelse af medlemsstatistik og ajourføring af foreningsregister er nogle af de arbejdsområder, der i fremtiden vil blive styret via Conventus.


På denne måde bliver det således lettere for jer at indberette jeres data til os, ligesom det bliver nemmere for os at administrere, da alt data kommunikeres på samme måde. Dette kræver imidlertid, at man som forening er oprettet i systemet. Nogle foreninger er kommet rigtig godt i gang med at bruge systemet, mens andre har haft problemer med opstart.


Syddjurs Kommune tvinger ikke foreningen til at bruge hele systemet, hvorfor I sagtens kan fortsætte med at administrere foreningen som hidtil, hvis I ønsker det. Syddjurs Kommune kræver dog, at alle foreninger pr. 1. marts 2014 er oprettet i Conventus, og at booking af haller og kommunale lokaler herefter, med deadline den 15. maj 2014, skal ske igennem Conventus. Det er herefter ikke muligt at booke uden at anvende systemet. Herudover kræver vi, at I fremover indberetter medlemsstatistik via Conventus.


Conventus arbejder i øjeblikket på, at lokaletilskud også søges via systemet, og i nærmeste fremtid også tilskud til lederudvikling og -uddannelser. Vi skal nok advisere alle foreninger, når dette bliver aktuelt, men indtil videre foregår dette, som det har gjort hidtil.

 


Hvad er Conventus?
Conventus er et administrationsværktøj for foreninger, der er sat i verden for at hjælpe med at holde styr på foreningens interne administration. Conventus er bygget op på den måde, at det i langt højere grad er lagt ud til medlemmerne selv at sørge for registrering, holdtilmelding, betaling og bogføring. Med andre ord vender Conventus tingene på hovedet, så de frivillige også kan få tid til at dyrke idræt og ikke skal trækkes med mere administration end højst nødvendigt.

 

Conventus indeholder:

  • Medlemskartotek
  • Holdkartotek med onlinetilmelding (mulighed for kreditkort)
  • Nem kommunikation til hold og udvalg via SMS og e-mail
  • Aktivitets- og mødekalender
  • Booking af haller og baner
  • Dokumentarkiv for dagsordner, referater m.v.
  • Finans- og debitorbogholderi
  • Elektronisk indberetning af medlemstal til Centralt Forenings Register og Syddjurs Kommune
  • Visning af hold, kalender m.v. på foreningens hjemmeside
  • Billetteringssystem til arrangementer, events m.m.
  • Rettighedsopdelt brugerflade
  • Hotline til support (både online og telefonisk)


Læs mere om Conventus på www.dgi.dk/conventus eller www.conventus.dk, hvor I allerede nu har mulighed for at oprette jer og afprøve systemet, hvis I ikke allerede har gjort det. Dette sker under ”Opret organisation” på forsiden af conventus.dk. Herefter udfyldes formularen, hvorefter I er i gang.

 

 

Få jeres eget kursus
Som forening har I også mulighed for at få en Conventus-underviser ud til et lukket kursus for et udvalgt antal personer i jeres egen forening, hvor der er mulighed for at gå helt ned i de specifikke detaljer vedr. jeres egne behov og problemstillinger. Dette koster 500 kr. pr. time + kørsel t/r til underviseren. Kurset skal have en varighed af mindst to timer.


Har I behov for at få en underviser ud eller vil I høre mere om mulighederne for at få et kursus hjemme hos jer selv, skal I være velkommen til at kontakte Kian Mejdal, projekt- og kommunikationsmedarbejder ved DGI Østjylland, på tlf. 7940 4322 / 2420 0892 eller kian.mejdal@dgi.dk.

 

Spørgsmål
Har du spørgsmål vedrørende ovenstående eller kommunens fremtidige brug af Conventus, skal du være velkommen til at kontakte undertegnede. Ved supportspørgsmål henviser vi til Conventus’ hotline, som kan træffes på tlf. 7029 4008 eller www.conventus.dk/support/kontakt.php (bemærk venligst, at man skal være logget ind online).

Med venlig hilsen

Kulturafdelingen
syddjurs@syddjurs.dk eller tlf. 8753 5000

 

Opdateret: 23-08-2016 23:45

Kontakt

Relaterede links

Feedback