Byrådet

Byrådet besluttede på møde den 3. oktober, at den fremtidige rådhusstruktur for Syddjurs Kommune vil bestå af administrationshuse i Ebeltoft og Hornslet.

Beslutningen medfører følgende vedr. administrationshusene:

•        Udflytning af biblioteket i Ebeltoft

•        Om- og tilbygning af administrationshuset i Ebeltoft

•        Ombygning af administrationshuset i Hornslet

•        Flytning af administrationen fra Rønde

I arbejdet med den fremtidige rådhusstruktur har det fra begyndelsen været et ønske, at de kommende administrationshuse indrettes nytænkende og visionært, så indretning afspejler fremtidens kommunale arbejdsplads.

Målet er at få skabt en moderne og attraktiv arbejdsplads, hvor man fremmer vidensdeling og tværfagligt samarbejde i administrationen. Dette skal blandt andet ske ved at indrette administrationshusene med vægt på velfungerende borgerfunktioner, aktivitetsbaserede ”flydende” arbejdspladser, stillerum, mødelokaler m.v. 

På baggrund af analyser i administrationen indføres en ratio på 0,85 %. Det betyder, at der for hver 100 medarbejdere vil være 85 arbejdsstationer til rådighed, der samlet afspejler den konkrete fysiske tilstedeværelse i administrationen. Ingen afdelinger har i optællingsperioden haft en tilstedeværelse på over 83 %.

Dette betyder at der for administrationens 450 medarbejdere, vil blive indrettet 390 arbejdsstationer i de kommende administrationshuse.

Beslutningen om at gå fra 4 til 2 administrationshuse betyder også, at der skal ses på fordelingen af afdelinger og medarbejdere mellem husene.

Direktionen har udarbejdet et oplæg til fordelingen af medarbejderne. Oplægget beskriver to mulige modeller, og der er arbejdet ud fra følgende principper/hensyn:

•        Borgerbetjening.

Det er centralt at det overvejes hvor de borgerrettede aktiviteter placeres bedst muligt i forhold til borgernes møde med kommunen.

I model 1 er de fleste borgerrettede opgaver lagt i Ebeltoft. Det giver synergi og effektivisering i forhold til frontbetjening og bedre sikring af fælles servicekoncept i mødet med borgerne.

I model 2 de mest borgervendte aktiviteter - borgerservice og jobcenter - fordelt på henholdsvis Ebeltoft og Hornslet.

•        Faglighed

En række afdelinger har et naturligt tæt samarbejde, og det er vigtigt at fastholde den faglige sparring og videndeling.

I model 1 er børne- og familieområdet placeret i Hornslet, mens de forskellige voksenområder er placeret i Ebeltoft

•        Minimering af flytning af arbejdssteder

Der er i modellerne taget højde for, at så få medarbejdere som muligt skal flytte arbejdsadresse. Der er i model 2 den største flytning af medarbejdere

Oplægget vil blive drøftet på direktion og afdelingschefmøde den 9. oktober, i RådhusMed den 10. oktober, og vil blive fremlagt til Økonomiudvalgets beslutning den 22. oktober.

Efterfølgende vil der blive igangsat en proces omkring medarbejdernes konkrete placering i de enkelte huse. 

Det er direktionens indstilling at begge modeller kan anvendes.

Ud fra et fagligt administrativt synspunkt indstilles model 1 da den giver samling af de borgervendte funktioner og dermed optimal mulighed for at arbejde samlet med borgerservicekoncept og servicetilgang. Modellen sikrer, at de afdelinger der har umiddelbart størst synergi ved en samplacering placeres i samme administrationshus.

Endelig er det i denne model at de færreste medarbejdere skal flytte arbejdssted, når man tager udgangspunkt i placeringen efter branden.

Søren Valbak fremlægger dagsordenen, og orienterer om at der nu bliver udarbejdet en drejebog for den videre proces, hvor der både tages højde for tidsperspektiv, byggefaser, medarbejderinddragelse mm. Arbejdet vil forløbe over de kommende par år, idet anlægsbudgettet for om- og tilbygninger er fordelt over 2013 og 2014, samt en mindre del i 2015.

Der er følgende kommentarer fra medarbejdersiden:

Borgerservice er meget opmærksomme på at forblive en samlet enhed. Der er bekymring for at fagligheden bliver splittet op, hvis alt skal kunne håndteres i både Ebeltoft, Hornslet og på bibliotekerne. Der er ledelsesmæssig fokus på at holde fagligheden samlet, og at der skal være et samarbejde med bibliotekerne, som det blev politisk besluttet i foråret 2012.

Jobcentermedarbejderne mener at Hornslet er den faglige og personalemæssige bedste placering af jobcenter. Det gælder nærhed til mange virksomheder i den vestlige del af kommunen og i Århus, ligesom der er fokus på at kunne tiltrække arbejdskraft til Jobcentret.

Medarbejdere i Ydelseskontoret mener at den bedste placering er i Ebeltoft. Dels ud fra tilrettelæggelse af personalets sikkerhed som vurderes bedre at kunne håndteres her, og dels ud fra hensyn til sammenhæng for borgerhenvendelser fra borgerservice og ydelseskontor.

Familieafdelingen ønsker ikke at flytte til Ebeltoft. Det er både ift. faglige og personalemæssige hensyn. Derfor er der opbakning til model 1.

Økonomistaben ser helst at man bliver mere samlet som i model 1, men der er på den anden side bekymring for de medarbejdere, der skal flytte arbejdsplads

Det er vigtigt at medarbejderne bliver inddraget fremadrettet i den nye indretning.

IT Projektafdeling peger ikke på en af modellerne, men gør opmærksom på at de har specielle behov for plads til projektmøder.

Socialafdelingen peger ikke på nogen af de to modeller.

Der bliver ikke et fælles høringssvar med en fælles indstilling fra RådhusMED, men opfordring til at alle afdelinger indgiver høringssvar inden den 20. oktober

Det er oplagt at genvurdere arbejdspladsbegrebet og den fleksible arbejdsplads, herunder retningslinjerne for hjemmearbejde.

Det er vigtigt at flytningerne mellem husene bliver varslet i god tid.

Der er vigtigt at der er fokus på at arbejde med processer der kan understøtte de ændringer det giver at arbejde med ratio og aktivitetsbaserede arbejdspladser