Retningslinjer og forretningsorden for Frivilligrådet

 

I medfør af Servicelovens § 18 har Udvalget for Plan, udvikling og kultur i Syddjurs Kommune nedsat et frivilligråd, og byrådet afsætter et årligt beløb til støtte af frivilligt socialt arbejde.

Rammerne for samarbejdet fastsættes i den enkelte kommune, og i henhold til bekendtgørelse om retssikkerhed og administration har Syddjurs Kommunes Frivilligråd fastsat følgende forretningsorden:

Frivilligrådets formål og opgaver

§ 1. Frivilligrådets formål, opgaver, sammensætning, økonomi, retningslinjer for tilskud samt relationen mellem Frivilligrådet og Udvalget for plan, udvikling og kultur fremgår af denne beskrivelse.

§ 2. Samarbejdet mellem kommune og Frivilligrådet har til formål at styrke og udvikle det frivillige sociale arbejde i Syddjurs Kommune i samspil med foreninger, frivillige og borgere.

§ 3. Frivilligrådet består af syv medlemmer der tilsammen repræsenterer tre interesse- og virkeområder efter følgende fordeling:

  1. Ældre/ensomme: to repræsentanter
  2. Børn og unge: to repræsentanter
  3. Andre, herunder handicapområdet, humanitære foreninger, sygdomsforeninger og flygtningeområdet med videre: tre repræsentanter

Til hvert interesse- og virkeområde vælges en suppleant.

Valgprocedure
§ 4. Kandidater opstiller til Frivilligrådet ved at indsende en opstillingserklæring. Hver forening kan kun opstille én kandidat. Dette uanset om der udføres frivilligt socialt arbejde i forhold til flere interesse- og virkeområder. Kandidaterne offentliggøres inden årsmødet.

§ 5. Ved Frivilligrådets årsmøde indstiller hvert interesse- og virkeområde medlemmer til det antal pladser, der skal vælges, samt suppleant. Udvalget for plan, udvikling og kultur vælger Frivilligrådets medlemmer på baggrund af indstillingen. Medlemmerne vælges for en toårig periode.  Suppleanterne vælges for en etårig periode. Genvalg kan finde sted.

Stk. 1. Hvis der ikke er opstillet tilstrækkeligt antal kandidater, kan Udvalget for plan, udvikling og kultur udpege resterende medlemmer.

Stk. 2. Hver forening repræsenteret ved årsmødet har stemmeret. Møder flere end to medlemmer op fra samme forening, begrænses stemmetallet til to stemmer pr. forening. Ved stemmelighed foretages der lodtrækning.

§ 6. Frivilligrådet vælger af sin midte en formand og en næstformand. I tilfælde af stemmelighed afgøres valget ved lodtrækning. Formanden og næstformanden udgør et formandskab.

Støtte til frivilligt socialt arbejde

§ 7. Syddjurs Kommune har afsat et budget til Frivilligrådet, med midler til en Hovedpulje og en Udviklingspulje. Af disse ydes der tilskud til frivilligt socialt arbejde, som udføres med henblik på at forebygge og forhindre sociale og sundhedsmæssige problemer.

  • Fra Hovedpuljen bevilges tilskud til eksisterende indsatser og aktiviteter og har ansøgningsfrist én gang årligt.
  • Fra Udviklingspuljens bevilges tilskud til nye initiativer, indsatser og aktiviteter og har løbende ansøgningsfrist.

Stk. 1.  Ansøgninger til de to puljer behandles efter følgende retningslinjer:

  • Indsatser der har et konkret socialt formål og primært udføres af frivillige
  • Indsatsen skal primært være rettet mod borgere bosat i kommunen
  • Den frivillige indsats skal være til gavn for andre end én selv og ens familie
  • Der kan ydes støtte til en frivillig forening/gruppe i en opstartsfase
  • Der ydes ikke støtte til enkeltpersoner men til aktiviteter målrettet afgrænset grupper
  • Der ydes ikke tilskud til transport til/fra aktiviteten
  • Der ydes normalt ikke tilskud til husleje, forplejning, løn eller andre drifts- og administrationsudgifter

Stk. 2. Fra de to puljer bevilges tilskud til indsatser der henvender sig til en eller flere af følgende målgrupper

  • Børn og unge med særlige udfordringer
  • Ældre som er særligt udsatte eller ensomme
  • Misbrugere eller tidligere misbrugere
  • Kronisk syge, handicappede og sindslidende
  • Ensomme, udstødte og marginaliserede grupper
  • Etniske minoriteter, som har vanskeligt ved at blive integreret
  • Mennesker i krise
  • Pårørende til ovenstående målgrupper

Stk. 3. Indsatsen kan henvende sig til målgruppen på tre måder, hvorefter tilskudsniveauet vurderes

  1. Indsatsen er direkte henvendt til en eller flere af målgrupperne - Tilskud vurderes fra ansøgning til ansøgning.
  2. Indsatsen er ikke direkte henvendt mod en af målgrupperne, men kan medvirke til at forebygge og forhindre sociale og sundhedsmæssige problemer hos en eller flere af målgrupperne eller borgere der er i risiko for at blive en del af målgruppen – her ydes maksimalt et tilskud på 5.000 kr. Ved særlige tilfælde hvor indsatsen når ud til mange, ydes der maksimalt et tilskud på 10.000 kr.
  3. Aktiviteten henvender sig ikke til målgrupperne – her ydes ikke tilskud. 

§ 8. Ansøgninger om tilskud til Hovedpuljen indkaldes én gang om året ved annoncering i den lokale presse og på www.syddjurs.dk. Ansøgningsfristen er hvert år den 15. september. Ansøgninger til Udviklingspuljen modtages og behandles løbende. Begge puljer ansøges ved at anvende det elektroniske ansøgningsskema, som findes på kommunens hjemmeside. Ansøgningen skal indeholde en kortfattet beskrivelse af det frivillige sociale arbejde man vil udføre, et budget med indtægter og udgifter for de planlagte aktiviteter og en angivelse af, hvilket beløb man søger. Hvis der samtidig søges om økonomisk støtte til den pågældende aktivitet fra anden side, skal ansøgningen indeholde en bemærkning herom.

§ 9. Ansøgninger til Hovedpuljen behandles ved at administrationen sorterer ansøgningerne efter de tre typer aktiviteter beskrevet i § 7 stk. 3, hvorefter Frivilligrådet behandler ansøgningerne og forelægger en prioriteret indstilling til Udvalget for Plan, udvikling og kulturs godkendelse.

Stk. 1. Ansøgninger til Udviklingspuljen behandles ved at administrationen sorterer ansøgningerne efter de tre typer aktiviteter beskrevet i § 7 stk. 3, hvorefter Frivilligrådet endeligt behandler ansøgningerne. Ved behov for en hurtig afgørelse kan formandsskabet for Frivilligrådet træffe en formandsbeslutning.

§ 10. Redegørelse for anvendelsen af tilskud, indsendes senest 31. januar det efterfølgende år ved at udfylde det elektroniske skema som findes på kommunens hjemmeside. Ved tilskud over 10.000 kr. medsendes også et regnskab for indsatsen, der er bevilget til. Ved mangelfuld redegørelse kan tilskuddet kræves tilbagebetalt.

Stk. 1. Ikke anvendte midler tilbagebetales straks efter indsatsen har været afholdt.      

Udvikling af det frivillige sociale arbejde

§ 10 Byrådet har afsat en pulje til at understøtte udvikling af det frivillige sociale arbejde. Frivilligrådet udarbejder forskellige scenarier for hvordan puljen anvendes og Udvalget for Plan, udvikling og kultur godkender Frivilligrådets indstilling. 

Rådets møder

§ 11. Første møde efter årsmødet i Frivilligrådet:

  • Kommunen tager initiativ til indkaldelse af det første møde efter årsmødet
  • Rådet kan indkaldes på initiativ af formanden, kommunen eller to medlemmer af rådet.

§ 12. Rådet afholder møder efter behov, dog mindst 4 gange årligt.

  • Rådets møder ledes af formanden. I dennes fravær ledes møderne af næstformanden
  • Indkaldelse og dagsorden til møder udsendes elektronisk senest 5 hverdage før mødets afholdelse til rådets medlemmer samt Udvalget for Plan, udvikling og kultur
  • De enkelte medlemmer af rådet er inhabile og forlader midlertidigt mødet, når der behandles sager og ansøgninger om støtte vedrørende den forening/organisation som rådets medlem repræsenterer. Rådet kan dog bede medlemmer om at redegøre nærmere for sagen/ansøgningen
  • Rådet kan, når forholdene taler herfor, bemyndige formandskabet til at afgive svar på rådets vegne
  • Rådet/formandskabet kan på eget initiativ rette henvendelse til såvel Udvalget for plan, udvikling og kultur, Byrådet som enhver kommunal myndighed med forespørgsler og forslag
  • Rådet kan efter behov nedsætte arbejdsgrupper til belysning af særlige problemstillinger
  • Rådet kan til sine møder indkalde faglig ekspertise til udredning af punkter på dagsordenen
  • Rådsmøderne planlægges, så der i videst muligt omfang tages hensyn til de forskellige medlemmers arbejde og transportmuligheder
  • Rådets ordinære møder fastlægges så vidt muligt for et år frem
  • Formandskabet udarbejder med sekretariatsbistand fra afdelingen dagsorden til næstkommende møde
  • Rådet er beslutningsdygtigt når formanden eller næstformanden og et flertal af rådets medlemmer er til stede; afstemning foregår ved almindeligt flertal blandt de tilstedeværende. I tilfælde af stemmelighed er formandens/næstformandens stemme afgørende
  • Rådet afgiver en årlig beretning til årsmødet og Udvalget for plan, udvikling og kultur.

§ 13. Sekretariatet udarbejder referat af hvert møde. Referatet sendes elektronisk senest 10 arbejdsdage efter rådsmødet til rådets medlemmer samt Udvalget for Plan, udvikling og kultur.

§ 14. Rådets medlemmer har herefter 10 arbejdsdage til at kommentere referatet overfor formanden. Efter hensyntagen til de afgivne kommentarer betragtes referatet herefter som godkendt. Det godkendte beslutningsreferat offentliggøres på kommunens hjemmeside.

§ 15. Rådets medlemmer har tavshedspligt vedrørende alle forhold der drøftes på møderne.

§ 16. Et medlem af Frivilligrådet kan ekskluderes, når medlemmet direkte modarbejder rådet, afdelingen eller det politiske udvalg. En eventuel eksklusion skal efter indstilling fra Frivilligrådet behandles som en lukket sag og afgøres i Udvalget for plan, udvikling og kultur.

§ 17. Disse retningslinjer og forretningsordenen kan ændres af Udvalget for plan, udvikling og kultur efter høring af Frivilligrådet.

Retningslinjerne og forretningsordenen er vedtaget på Udvalget for plan, udvikling og kulturs møde d. 2. oktober 2019 efter høring af Frivilligrådet og erstatter den tidligere forretningsordenen fra 2019.

De medlemmer af frivilligrådet, der er valgt i henhold til reglerne i den tidligere forretningsorden, fortsætter som medlemmer i resten af deres valgperiode.

 

 

 

 

 

 

Opdateret: 04-02-2020 01:45

Kontakt