FAQ

Hvis du allerede har Intune installeret, men ikke kan tilgå Syddjurs-data, er den enten ikke installeret korrekt, eller også har du ikke foretaget den nødvendige software- eller sikkerhedsopdatering.

Du kan tjekke om Firmaportalen er installeret korrekt ved at gå ind i appen (kan også hedde Intune på Android). Tryk på enheder i bunden og find den enhed du bruger i øjeblikket på listen. Hvis der er et rødt udråbstegn, skal du enten foretage en softwareopdatering, eller geninstallere appen. 

Du kan tjekke om din telefon/tablet er softwareopdateret ved at gå til indstillinger og søge på "opdatering".

I nogle tilfælde vil din telefon/tablet være for gammel til at den kan installere den påkrævede softwareversion, og du skal have en ny. Tag fat i din leder for at aftale nærmere omkring bestilling. 

Din telefon eller tablet overholder ikke de sikkerhedspolitikker, der er sat op. Fx kan det være at du skal lave en ny kode til din telefon eller tablet på minimum 6 cifre.

Det kan også være, at du mangler at gennemføre nye software- og sikkerhedsopdateringer.

Firmaportalen vil ofte fortælle dig hvad du skal gøre. Hvis ikke, så kontakt It-service og support. 

På et tidspunkt (efter ca. 3 år på Android og 5 år på Apple) vil din telefon/tablet være for gammel til at kunne understøtte de nye opdateringer, der kommer, og du skal have en ny. Kontakt da din leder. 

Compliant betyder at alt er godt og du kan ånde lettet op. Du overholder nu sikkerhedspolitikkerne. For at fortsætte med at være compliant, er det vigtigt at du gennemfører nye software- og sikkerhedsopdateringer, når din telefon/tablet beder dig om det.

Non-compliant betyder at enheden ikke overholder sikkerhedspolitikkerne. Fx at koden til telefonen eller tablet ikke er lang nok eller at enheden skal opdateres. 

Hvis Firmaportalen fortæller dig, at din telefon/tablet er udvidet betyder det, at den befinder sig mellem at være compliant og non-compliant.

Ofte vil det betyde, at der ligger en software- eller sikkerhedsopdatering, som du skal gennemføre. Din telefon/tablet vil være i denne status i ca. 14 dage. Hvis du i den periode ikke har gennemført opdateringen, vil den blive non-compliant, og du kan ikke tilgå dit syddjurs-data. 

Så sæt automatiske opdateringer til, og sørg for altid at gennemføre opdateringer, når du ser de er der:)

Intune Firmaportal kan sende notifikationer til din telefon/tablet, hvor du vil se at det er Syddjurs Kommune, der er afsender. Den er god nok. Her er et par eksempler:

Denne notifikation betyder, at din telefon/tablet ikke er compliant, og du derfor ikke kan få lov til at se dit Syddjurs-data (fx Outlook). Det vil oftest skyldes, at du har en software- eller sikkerhedsopdatering liggende, som ikke er installeret. Læs mere under "Jeg kan ikke få adgang til Syddjurs-data".

Denne type meddelelse kommer, når Firmaportalen registrerer atypisk adfærd. I nogle tilfælde kan det skyldes, at du har tastet noget forkert, eller andet, du selv har gjort, som den opfanger som mistænkeligt. Det behøver du ikke handle på, med mindre det har betydning for din egen adgang. Hvis du ved, at det ikke er dig selv, der har været ved at logge ind, bør du kontakte It Service og Support.

Det er vigtigt at du opdaterer din telefon, da det kan udgøre en stor risiko, hvis den ikke løbende får installeret nye sikkerhedsforanstaltninger.

Det er ikke Syddjurs Kommune der bestemmer hvornår eller hvor ofte, der kommer nye opdateringer, men derimod virksomheden bag - altså fx Apple eller Samsung. Dog har Syddjurs Kommune opsat nogle regler for hvor lang tid der må gå, før du gennemfører opdateringen. Gør du det ikke, kan du ikke længere tilgå data fra Syddjurs Kommune. 

Med syddjurs data menes alt arbejdsrelateret indhold- dvs. alle platforme, systemer, hjemmesider osv. hvor du logger ind med din syddjurs bruger. 

Du kan se om du har en af disse apps på din telefon/tablet:

Du kan også bruge søgefeltet på din telefon/tablet og skrive "firmaportal" og derefter "intune". Dukker ingen af de to apps op, skal du have Firmaportalen installeret.

Hvis du allerede har Microsoft Authenticator installeret, skal du ikke foretage dig noget.

Du behøver ikke at have Authenticator på den pågældende telefon/tablet, hvis du har den på en anden enhed - fx din private telefon.

Authenticator er en to-faktorløsning, der bruges til at validere din identitet, når du logger ind i bestemte systemer (fx Outlook). Det er bedst at opsætte appen, så du modtager en tocifret kode, når den beder om autentifikation. Vælg derfor ikke sms eller opkald som bekræftelse. 

1. Tjek om din telefon eller tablet er opdateret til nyeste softwareopdatering

2. Vent - nogle gange går der lidt tid (5 minutter) før installationen slår igennem. Du kan tjekke om du er i mål med installationen ved at se i firmaportal appen: enhed - status for enhedsindstilling "Kan få adgang til virksomhedsressourcer" eller "complaint" afhængig af din sprogindstillinger. Hvis der står noget andet er installationen ikke gennemført. 

3. Din enhed kan muligvis være for gammel - se her Overblik over telefoner og tablets, der ikke kan installere firmaportal

4. Kontakt It-service og Support 

Hvis dit udstyr er for gammelt til at understøtte Firmaportalen, skal du have nyt, med mindre din leder beslutter noget andet.

Tag altid fat i din leder inden bestilling af nyt udstyr.

Telefoner udleveret af Syddjurs Kommune: Hvis din telefon er udleveret af Syddjurs Kommune og du bruger den til at tilgå Syddjurs-data, er du forpligtet til at leve op til kommunens sikkerhedspolitik. 

Private telefoner og tablets: Du bestemmer selv om du ønsker at installere Firmaportalen på din private telefon/tablet. Hvis du ikke ønsker det, må du ikke benytte den til at tilgå Syddjurs-data - fx tjekke arbejdsmails.

Perfekt! 

Tjek evt. lige om firmaportal appen er ajour.

Åben appen, tryk Enhed - tryk evt. på enhedens navns. Se "Status for enhedsindstillinger" - "Kan få adgang til virksomhedsressourcer" eller complianct = alt er godt. 

Hvis der fx står non-compliant eller andet med rødt skrift så er alle sikkerhedspolitikkerne ikke overholdt. Prøv at opdater din telefon og se om status ændrer sig. 

Hvis du har fået udleveret en ny Samsung arbejdstelefon fra It og Digitalisering, vil Intune poppe op, når du starter opsætning af telefonen.

Når telefonen på den måde "er født med" Intune, betyder det, at det er en ren arbejdstelefon, og at Intune ikke kan slettes.

Som en ekstra sikkerhed, vil Intune kræve, at låsekoden til din telefon/tablet er på 6 cifre.

Derudover vil der komme to faner - en privat og en arbejds-fane. 

Du vil muligvis opleve at appen opdaterer eller beder dig om at opdatere jævnligt, da dens funktion netop er at sikre opdaterede apps for at holde et højt nok sikkerhedsniveau.

De fleste Android-telefoner vil efter installationen af Intune-firmaportal blive delt op i to faner - en privat og en arbejds-fane. De apps, som Intune kan styre vil ligge på arbejds-fanen, og kan kendes på den lille blå hængelås i hjørnet.

Hvis du ikke har foretaget de software- eller sikkerhedsopdateringer, der ligger på din tablet/telefon, vil du kunne opleve, at den gennemtvinger opdatering, og nogle gange genstart derefter. 

Vi ved, at dette kan give store gener i arbejdet. For at undgå de automatiske opdateringer kan du med fordel selv tjekke jævnligt, om der ligger en opdatering klar, og gennemføre den - på den måde har du selv kontrol over hvornår det skal gøres.

Hvis du ikke opdaterer din telefon/tablet, vil den efter et stykke tid blive Non-compliant. Hvis den er non-compliant, kan du efter udgangen af 2023 ikke tilgå syddjurs-data, før du har gennemført den påkrævede opdatering. 

Som en ekstra sikkerhed, vil Intune kræve, at låsekoden til din telefon/tablet er på 6 cifre.

Du vil opleve at appen beder dig om at foretage opdateringer jævnligt, da dens funktion netop er at sikre opdateret software for at holde et højt nok sikkerhedsniveau.

På en iPhone/IPad er det ikke synligt hvilke apps Intune kan lukke for. Dog kan du få et overblik ved at gå ind i Firmaportal-appen -> trykke på apps nederst til venstre -> tryk vis alle.

Her kan du se en liste over de apps, som Syddjurs Kommune har vurderet er sikkerhedsmæssigt forsvarlige, og som vi kan lukke for, hvis du skulle miste din iPhone/IPad. Hverken Intune eller It og Digitalisering har adgang til det indhold, du har inde i de konkrete apps.

Hvis du bruger til private telefon i forbindelse med dit arbejde, skal du installere Intune. Det gælder også hvis du bare vil bruge den til at tjekke din kalender, eller læse mails fra arbejdsapps.

Ved udgangen af 2023 lukkers der for tilgang til Syddjursdata via apps. Hvis du ikke ønsker at få firmaportal på din private telefon, vil du have mulighed for læseadgang til din mail via en browser. 

For at kunne installere Intune, skal du have Microsoft Authenticator på din telefon. Desuden skal du sørge for at have installeret den seneste softwareopdatering på telefonen.

Ja. Appen koster ikke penge, og vil ikke være relateret til din private konto efter den er installeret.

På din private telefon vil du altid have mulighed for at slette Intune igen. 

Hvis du vil have din iPhone/iPad ud af intune skal du gå ind i Indstillinger -> Generelt -> VPN og Administration af enhed. Her trykker du på Syddjurs Kommune. Tryk på log ud, og bekræft dit valg i kassen, der popper op.

Med Firmaportalen kan vi beskytte borgernes data bedre.

Firmaportalen gør, at It og Digitalisering kan lukke for det arbejdsrelaterede indhold på telefonen, hvis du mister den. I andre kommuner har der været eksempler på bøder på 50.000 kr. fra Datatilsynet, fordi en medarbejder mistede en telefon med fri adgang til borgernes data.

Firmaportalen vil bl.a. kræve at nye softwareopdateringer gennemføres. På den måde er din telefon/tablet bedre rustet til at modstå cyberangreb.

Firmaportalen vil stille krav til at din kode til telefon eller tablet er minimum 6 cifre. 

Den vil løbende hjælpe dig med at holde telefonen eller tablet opdateret ved at bede om at få opdateringerne installeret. Softewareopdateringerne tvinges ikke i gennem, du kan udskyde dem. Men på et tidspunkt vil din adgang til syddjurs data stoppe hvis ikke du får opdateret telefonen. 

Firmaportalen kan installere nogle apps på din enhed som er vurderet relevante for dig afhængig af dit arbejdsområde. Fx SD løn eller Carsharing. Den blokerer desuden installationen af andre apps som er vurderet ikke-sikre. Hvis du ikke kan hente en app du gerne vil bruge i dit arbejde, kan du  anmode om den i Serviceportalen. 

Nej. Firmaportalen gemmer ikke data fra din enhed. 

Kommunen har adgang til

• Telefonens model
• Serienummer
• Operativsystem
• Enhedens navn
• Oplysninger om Syddjurs godkendte apps.

Kommunen har ikke adgang til

• Dine personlige apps
• GPS- og browserdata
• Personlig mail
• Dokumenter, kontakter, kalender
• Adgangskoder
• Billeder

Nej. Firmaportalen forholder sig kun til de apps som er arbejdsrelateret og overvåger fx ikke hvad du søger på google eller hvor du er. Læs mere under: Hvad giver Firmaportalen kommunen adgang til? 

Intune, Firmaportalen og Intune-Firmaportal er det samme.

• På en iPhone/Ipad hedder appen Firmaportal
• I App-store hedder den Intune-Firmaportal
• På en Android telefon kan den både hedde Intune og Firmaportal
  
  • Intune på de arbejdstelefoner, hvor det er installeret, når du får din telefon udleveret
  • Firmaportal på de telefoner, hvor du selv skal hente og installere appen

Forvirrende, ja, vi ved det godt!