Forretningsorden

§ 1. Frivilligrådets formål, opgaver, sammensætning, økonomi, retningslinjer for tilskud samt relationen mellem Frivilligrådet og Kultur-, fritids- og landdistriktsudvalget fremgår af denne beskrivelse.

§ 2. Samarbejdet mellem kommune og Frivilligrådet har til formål at styrke og udvikle det frivillige sociale arbejde i Syddjurs Kommune i samspil med foreninger, frivillige og borgere.

§ 3. Frivilligrådet består af syv medlemmer der tilsammen repræsenterer tre interesse- og virkeområder efter følgende fordeling:

1. Ældre/ensomme: to repræsentanter
2. Børn og unge: to repræsentanter
3. Andre, herunder handicapområdet, humanitære foreninger, sygdomsforeninger og flygtningeområdet med videre: tre repræsentanter

Til hvert interesse- og virkeområde vælges en suppleant.

§ 4. Kandidater opstiller til Frivilligrådet ved at indsende en opstillingserklæring. Hver forening kan kun opstille én kandidat. Dette uanset om der udføres frivilligt socialt arbejde i forhold til flere interesse- og virkeområder. Kandidaterne offentliggøres inden årsmødet.

§ 5. Ved Frivilligrådets årsmøde indstiller hvert interesse- og virkeområde medlemmer til det antal pladser, der skal vælges, samt suppleant. Kultur-, fritids- og landdistriktsudvalget vælger Frivilligrådets medlemmer på baggrund af indstillingen. Medlemmerne vælges for en toårig periode. Suppleanterne vælges for en etårig periode. Genvalg kan finde sted.

Stk. 1. Hvis der ikke er opstillet tilstrækkeligt antal kandidater, kan Kultur-, fritids- og landdistriktsudvalget udpege resterende medlemmer.

Stk. 2. Hver forening repræsenteret ved årsmødet har stemmeret. Møder flere end to medlemmer op fra samme forening, begrænses stemmetallet til to stemmer pr. forening. Ved stemmelighed foretages der lodtrækning.

§ 6. Frivilligrådet vælger af sin midte en formand og en næstformand. I tilfælde af stemmelighed afgøres valget ved lodtrækning. Formanden og næstformanden udgør et formandskab.

§ 7. Syddjurs Kommune har afsat et budget til Frivilligrådet, herunder midler til Pulje til frivilligt socialt arbejde (§ 18). Via puljen gives der tilskud til frivilligt socialt arbejde, som udføres med henblik på at bekæmpe og forebygge sociale og sundhedsmæssige problemer.

Stk. 1.  Ansøgninger behandles efter følgende retningslinjer:

• Indsatser der har et konkret socialt formål og primært udføres af frivillige
• Indsatsen skal primært være rettet mod borgere bosat i kommunen
• Den frivillige indsats skal være til gavn for andre end én selv og ens familie
• Der kan ydes støtte til en frivillig forening/gruppe
• Der ydes ikke støtte til enkeltpersoner men til aktiviteter målrettet afgrænsede grupper
• Der ydes ikke tilskud til transport til/fra aktiviteten
• Der ydes ikke tilskud til husleje, forplejning, løn eller andre drifts- og administrationsudgifter

Stk. 2. Der bevilges tilskud til indsatser der henvender sig til en eller flere af følgende målgrupper

• Børn og unge med særlige udfordringer
• Ældre som er særligt udsatte eller ensomme
• Misbrugere eller tidligere misbrugere
• Kronisk syge, handicappede og sindslidende
• Ensomme, udstødte og marginaliserede grupper
• Etniske minoriteter, som har vanskeligt ved at blive integreret
• Mennesker i krise
• Pårørende til ovenstående målgrupper

Stk. 3. Indsatsen kan henvende sig til målgruppen på tre måder, hvorefter tilskudsniveauet vurderes

1. Indsatsen er direkte henvendt til en eller flere af målgrupperne: Tilskud vurderes fra ansøgning til ansøgning.
2. Indsatsen er ikke direkte henvendt mod en af målgrupperne, men kan medvirke til at forebygge og forhindre sociale og sundhedsmæssige problemer hos en eller flere af målgrupperne eller borgere der er i risiko for at blive en del af målgruppen: Der ydes maksimalt et tilskud på 5.000 kr. Ved særlige tilfælde hvor indsatsen når ud til mange, ydes der maksimalt et tilskud på 10.000 kr.
3. Aktiviteten henvender sig ikke til målgrupperne: Der ydes ikke tilskud.

§ 8. Ansøgninger om tilskud til det efterfølgende år indkaldes én gang om året ved annoncering i den lokale presse og på www.syddjurs.dk. Ansøgningsfristen er hvert år den 15. september. Det enkelte år modtages og behandles ansøgninger desuden løbende. Der ansøges ved at anvende det elektroniske ansøgningsskema, som findes på www.syddjurs.dk. Ansøgningen skal indeholde en kortfattet beskrivelse af det frivillige sociale arbejde man vil udføre, et budget med indtægter og udgifter for de planlagte aktiviteter og en angivelse af, hvilket beløb man søger. Hvis der samtidig søges om økonomisk støtte til den pågældende aktivitet fra anden side, skal ansøgningen indeholde en bemærkning herom.

§ 9. Ansøgninger om tilskud til det efterfølgende år, hvor der er ansøgningsfrist den 15. september, behandles ved, at Administrationen sorterer ansøgningerne efter de tre typer aktiviteter beskrevet i § 7 stk. 3, hvorefter Frivilligrådet behandler ansøgningerne og forelægger en prioriteret indstilling til Kultur-, fritids- og landdistriktsudvalgets behandling.

Stk. 1. Ansøgninger der indsendes løbende det enkelte år, behandles ved at administrationen sorterer ansøgningerne efter de tre typer aktiviteter beskrevet i § 7 stk. 3, hvorefter Frivilligrådet endeligt behandler ansøgningerne. Ved behov for en hurtig afgørelse kan formandsskabet for Frivilligrådet træffe en formandsbeslutning.

§ 10. Redegørelse for anvendelsen af tilskud indsendes senest 1. december det pågældende år ved at udfylde det elektroniske skema, som findes på www.syddjurs.dk. Fra og med tilskud på 10.000 kr. medsendes også et regnskab for indsatsen, der er bevilget til. Ved mangelfuld redegørelse kan tilskuddet kræves tilbagebetalt.

Stk. 1. Ikke anvendte midler tilbagebetales straks, efter at indsatsen har været afholdt.      

§ 11. Byrådet har afsat en pulje til at understøtte udvikling af det frivillige sociale arbejde. Frivilligrådet udarbejder forskellige scenarier for hvordan puljen anvendes, og Kultur-, fritids- og landdistriktsudvalget behandler Frivilligrådets indstilling.

§ 12. Første møde efter årsmødet i Frivilligrådet:

• Kommunen tager initiativ til indkaldelse af det første møde efter årsmødet.
• Rådet kan indkaldes på initiativ af formanden, kommunen eller to medlemmer af rådet.

§ 13. Frivilligrådet afholder møder efter behov, dog mindst 4 gange årligt.

• Frivilligrådets møder ledes af formanden. I dennes fravær ledes møderne af næstformanden.
• Indkaldelse og dagsorden til møder udsendes elektronisk senest 5 hverdage før mødets afholdelse til rådets medlemmer.
• Det enkelte medlem af Frivilligrådet er inhabilt og forlader midlertidigt mødet, når der behandles sager og ansøgninger om støtte vedrørende den forening/organisation, som medlemmet repræsenterer, eller hvis medlemmet har en særlig interesse i sagens udfald. Inhabilitet afgøres i hvert enkelt tilfælde ved en flertalsbeslutning i Frivilligrådet. Ved inhabilitet kan Frivilligrådet bede medlemmet om at redegøre nærmere for sagen/ansøgningen forud for behandling.
• Frivilligrådet kan, når forholdene taler herfor, bemyndige formandskabet til at afgive svar på rådets vegne
• Frivilligrådet/formandskabet kan på eget initiativ rette henvendelse til såvel Kultur-, fritids- og landdistriktsudvalget, Byrådet som enhver kommunal myndighed med forespørgsler og forslag
• Frivilligrådet kan efter behov nedsætte arbejdsgrupper til belysning af særlige problemstillinger
• Frivilligrådet kan til sine møder indkalde faglig ekspertise til udredning af punkter på dagsordenen
• Rådsmøderne planlægges, så der i videst muligt omfang tages hensyn til de forskellige medlemmers arbejde og transportmuligheder
• Frivilligrådet ordinære møder fastlægges så vidt muligt for et år frem
• Formandskabet udarbejder med sekretariatsbistand fra afdelingen dagsorden til næstkommende møde
• Frivilligrådet er beslutningsdygtigt når formanden eller næstformanden og et flertal af rådets medlemmer er til stede; afstemning foregår ved almindeligt flertal blandt de tilstedeværende. I tilfælde af stemmelighed er formandens/næstformandens stemme afgørende.
• Frivilligrådet afgiver en årlig beretning til sit årsmøde samt Kultur-, fritids- og landdistriktsudvalget.

§ 14. Sekretariatet udarbejder referat af hvert møde. Referatet sendes elektronisk senest 10 arbejdsdage efter rådsmødet til Frivilligrådets medlemmer.

§ 15. Frivilligrådets medlemmer har herefter 10 arbejdsdage til at kommentere referatet overfor formanden. Efter hensyntagen til de afgivne kommentarer betragtes referatet herefter som godkendt. Det godkendte beslutningsreferat offentliggøres på kommunens hjemmeside.

§ 16. Frivilligrådets medlemmer har tavshedspligt vedrørende alle forhold der drøftes på møderne.

§ 17. Et medlem af Frivilligrådet kan ekskluderes, når medlemmet direkte modarbejder Frivilligrådet, afdelingen eller det politiske udvalg. En eventuel eksklusion skal efter indstilling fra Frivilligrådet behandles som en lukket sag og afgøres i Kultur-, fritids- og landdistriktsudvalget.

§ 18. Disse retningslinjer og forretningsordenen kan ændres af Kultur-, fritids- og landdistriktsudvalget efter indstilling eller høring af Frivilligrådet.

Retningslinjerne og forretningsordenen er vedtaget af Kultur-, fritids- og landdistriktsudvalget den 6. april 2022 efter indstilling af Frivilligrådet og erstatter den tidligere forretningsordenen fra 5. februar 2020.

De medlemmer af Frivilligrådet, der er valgt i henhold til reglerne i den tidligere forretningsorden, fortsætter som medlemmer i resten af deres valgperiode.