Ældrerådets forretningsorden

Ældrerådets forretningsorden blev godkendt på et møde i Ældrerådet den 18. januar 2022. 

1. Rådets møder ledes af formanden, i dennes fravær af næstformanden.
2. Formand og næstformand udarbejder i samarbejde med sekretæren dagsorden for møderne.
3. Emner der skal optages på dagsordenen, skal sendes til formanden senest 12 dage før mødets afholdelse.
4. Dagsordenoplæg sendes til administrationen senest 7 dage før mødets afholdelse.
5. Dagsorden for mødet skal være medlemmerne i hænde senest 5 dage før mødets afholdelse.
6. Følgende indgår som faste punkter på dagsordenen:
   • Godkendelse af evt. tilføjelser til dagsordenen.
   • Opfølgning på referatet fra sidste møde.
   • Orientering ved formand.
   • Nyt fra ældrerådets nedsatte udvalg.
   • Orientering fra forvaltningen.
   • Der orienteres om indkomne klagesager i året i juni og november måned.
   • Ældrerådets regnskab og forbrug gennemgås på ældrerådsmøder i februar og juni.
   • Eventuelt.
   • Derudover aktuelle sager og evt. temaer.
7. Dagsordenpunkter skal så vidt muligt udformes således, at teksten (evt. i form af medfølgende bilag) kan danne grundlag for beslutning. Beslutninger i rådet vedtages ved simpelt flertal af de fremmødte rådsmedlemmer, idet det dog forudsættes at mindst 7 medlemmer er til stede. I tilfælde af stemmelighed, er formandens stemme udslagsgivende.
   Formanden sørger for, at de beslutninger, hvor rådet skal agere, bliver udført.
   Det er alene formand eller i dennes fravær næstformanden, der på rådets vegne kan forhandle med offentlige myndigheder.
8. Der holdes møde en gang om måneden, undtagen juli.
9. Ekstraordinære møder indkaldes med minimum 7 dages varsel på formandens initiativ, eller et flertal af rådets medlemmer fremsætter ønske herom overfor formanden med angivelse af emner, der måtte ønskes behandlet.
10. Formanden eller i dennes forfald næstformanden udfører rådgivende funktioner ved hastesager, og øvrige medlemmer orienteres på næstfølgende møde.
11. Hvis et medlem er forhindret i at deltage, meddeles dette til formanden inden mødet. I protokollen/referater fra mødet, anføres hvilke medlemmer, der har været fraværende.
12. Ved rådets møder kan der efter rådets bestemmelse deltage, forvaltnings-personale f.eks. ved gennemgang af budgetmateriale, temaer og i komplicerede sager i øvrigt.
13. Ældrerådets udvalg udarbejder forslag til høringssvar. Dette forelægges det samlede
    ældreråd. Hvis det ikke kan nås, rundsendes forslaget til høringssvar pr. mail til alle ældrerådsmedlemmer, der godkender forslaget eller kommer med ændringsforslag til indholdet eller sproglige formuleringer. I mailkorrespondancer benytter Ældrerådet ”Svar alle”.
    Manglende tilbagemelding betragtes som godkendelse af høringssvaret.
    Det tilstræbes, at der er enighed i Ældrerådet i forhold til afgivne høringssvar.
    Hvis enighed undtagelsesvis ikke opnås, kan særstandpunkter tilføjes.
    Høringssvar underskrives af formanden og i dennes fravær af næstformanden.
14. Referat fra møder i Ældrerådets udvalg sendes til udvalgets medlemmer til godkendelse. Udvalgets medlemmer har tre hverdage til at kommentere referatet og komme med ændringer, inden referatet sendes til hele Ældrerådet og Administrationen. Manglende tilbagemelding betragtes som godkendelse af referatet.
15. Referat fra møderne sendes til Ældrerådets medlemmer og suppleanter.
    Efter aftale på ældrerådsmøderne kan der ske yderligere information i lokale og sociale medier.
    Det er alene formanden eller i dennes fravær næstformanden, der på rådets vegne kan udtale sig til pressen.
    Rådets medlemmer kan udtale sig om arbejdet i rådet med loyalitet over for de beslutninger, der er truffet i Ældrerådet.
    Alle medlemmer kan udtale sig om personlige synspunkter, men kan ikke tegne hele Ældrerådet.
    Ved henvendelse til/fra pressen er formanden kontaktperson.
16. Forretningsorden tages til revision en gang årligt i januar måned.